Os eventos atraem milhares de pessoas para um só local e, por isso, o planejamento e a organização devem estar afiadíssimos. Nesse sentido, uma boa gestão de eventos pode ser imprescindível para que a empreitada seja um sucesso!
Sem uma gestão eficaz, o evento pode ser desastroso e a reputação da empresa e das pessoas envolvidas ficar muito arranhada. Afinal, os participantes descontentes podem reclamar nas mídias sociais e fazer muita propaganda negativa, o que é sempre péssimo para a imagem de uma marca.
Neste artigo, vamos explicar por que ter uma gestão de eventos eficiente é tão importante e apresentar dicas imperdíveis para organizar um evento bem-sucedido. Acompanhe!
Gestão de eventos: conceito e importância
A gestão de eventos é o conjunto de práticas relacionadas ao planejamento, à organização e ao controle de diversos tipos de eventos, como shows, festivais de música, exposições, mostras, feiras de arte, moda ou culinária, festivais gastronômicos, e por aí vai.
Ela envolve uma série de tarefas, como a definição do objetivo, a escolha do local, da data e do horário, a definição do público-alvo, a seleção dos fornecedores, o controle dos prazos e do orçamento, a divulgação do evento, entre outras.
Para que o evento seja um sucesso, é essencial uma administração competente, que dê conta de todas essas atribuições. Nesse aspecto, um gestor de eventos eficiente tem muito a contribuir.
A importância da gestão de eventos reside no fato de que o nível de exigência dos consumidores aumenta cada vez mais. Quando não estão satisfeitos com determinada experiência, eles expõem essa insatisfação e podem influenciar negativamente outros possíveis clientes.
Essa lógica também vale para eventos. Quando o evento está mal planejado e mal organizado, cheio de falhas e atrasos, os participantes ficam irritados, postam a razão do descontentamento nas mídias sociais e podem causar sérios prejuízos, já que o público se influencia pelas críticas e acaba desistindo de comparecer.
Nesse sentido, uma boa gestão de eventos permite que a produção seja bem organizada, sem atrasos e falhas logísticas, sem filas quilométricas e com uma excelente experiência para o público. Isso fortalece a autoridade dos responsáveis pela produção do evento no mercado e contribui para atrair e fidelizar os clientes.
Como anda o mercado da gestão de eventos
O mercado de eventos está bastante aquecido. O setor está em expansão e é extremamente diversificado, com diversos tipos de eventos para todos os gostos, públicos e bolsos. Desde os festivais gastronômicos até os aclamados festivais de música, passando por feiras e eventos locais e nichados, há espaço para todos nesse cenário.
Com esse mercado em crescimento, a função de gestor de eventos vem ganhando cada vez mais importância, já que é preciso uma boa gestão para que as produções atraiam e agradem o público.
A seguir, confira dicas importantes para uma boa gestão de eventos.
Dicas para uma gestão de eventos de sucesso!
Se você clicou neste post, é porque quer ver dicas úteis para uma gestão de eventos de sucesso. Pois bem! Confira já as nossas sugestões para ter uma gestão completa e bem-sucedida.
Crie um bom planejamento estratégico do evento
Nenhum evento pode ter êxito se for mal planejado. O planejamento estratégico deve ser primoroso, e precisa ser realizado com bastante antecedência.
Na hora de planejar o evento, é importante definir o nome do evento, a lista de participantes (quando se aplica), a lotação prevista. Além disso, é preciso escolher se será necessário comprar ou retirar ingresso, ou se a entrada será livre.
Definição de objetivos e metas
É preciso estabelecer metas claras, específicas e mensuráveis. É necessário que os objetivos estejam alinhados com a estratégia geral da organização.
Identificação do público-alvo
Outro passo importante é identificar e segmentar o público ideal para o evento, já que as estratégias de comunicação e divulgação devem ser planejadas com o público que se pretende alcançar em mente.
Ao definir o público-alvo, tenha em mente que as expectativas dele em relação ao evento devem ser supridas. Portanto, leve em conta o que o público deseja e espera de seu evento.
Escolha do local e data
Em seguida, será necessário escolher o local do evento, a data e o horário. Para selecionar a data e o horário ideais, leve em conta questões como sazonalidade e previsão do tempo, por exemplo.
Já para definir o local considere fatores como logística, capacidade, infraestrutura, estacionamento e acessibilidade, e garanta que o local seja adequado para atender às necessidades do evento.
Orçamento e recursos
O planejamento financeiro também é fundamental para o sucesso do evento. É preciso definir o orçamento disponível e planejar de onde virão os recursos (por exemplo, leis de incentivo, patrocínio, venda de ingressos, etc.).
Liste todos os custos fixos e variáveis para entender melhor o quanto você precisará gastar. Além disso, é importante alocar corretamente os recursos para cada área, como marketing e logística.
Faça a organização da logística
A logística é um fator fundamental de qualquer evento. É preciso planejar bem as datas de entrega dos fornecedores, fazer um bom controle de estoque, formar equipes, criar um cronograma e organizar a logística de chegada dos participantes, entre outros pontos de atenção.
Formação de equipe
Ao formar a equipe que vai trabalhar no evento, defina os papéis e as responsabilidades de cada membro. Garanta que a comunicação entre os membros do time seja eficaz e que todos estejam integrados.
Cronograma detalhado
Não se esqueça de elaborar um cronograma claro e realista para todas as fases do evento, realizando a gestão de prazos e fazendo ajustes conforme necessário durante o planejamento.
Contratação de fornecedores e serviços
Pesquise fornecedores confiáveis, que ofereçam qualidade e segurança e não vão deixar você na mão no dia do evento. É importante também negociar os contratos para garantir as melhores condições, bem como se assegurar da conformidade com os padrões de qualidade.
Garantia de segurança e conformidade
A segurança dos participantes e dos trabalhadores do evento é fundamental. Por isso, providencie os alvarás necessários e garanta o cumprimento de todas as regulamentações e normas de segurança.
Invista em marketing e comunicação
Não adianta o evento ser bem planejado se não houver divulgação. Afinal, ninguém vai ficar sabendo da existência dele e será um verdadeiro fracasso. Para evitar que o evento “flope”, é importante adotar estratégias de marketing e comunicação para ampliar a visibilidade do evento e atrair o público.
Estratégias de divulgação
O marketing digital está em alta. Você pode e deve adotar estratégias de comunicação eficazes e com um excelente custo-benefício, como marketing de influência, divulgação nas redes sociais, e-mail marketing, SEO, entre outras estratégias.
Identidade visual e materiais promocionais
O design dos materiais promocionais deve estar alinhado à identidade visual do evento e ser atraente para que o público se interesse e tenha vontade de comparecer.
Gestão de inscrições e venda de ingressos
No caso de os ingressos serem vendidos antecipadamente, é importante utilizar plataformas e ferramentas para facilitar o processo de inscrição e de venda de ingressos. Você também deve pensar em estratégias para maximizar a taxa de conversão e antecipar vendas.
Monitoramento de resultados
Lembre-se de que é importante monitorar os resultados das ações realizadas. Utilize algumas métricas-chave para avaliar o sucesso da campanha de marketing, como, por exemplo, o número de inscrições e de acessos. Realize ajustes e otimizações com base nos dados coletados durante a promoção do evento para melhorar as campanhas e obter resultados mais expressivos.
Fique atento no dia do evento
Tudo planejado e organizado, chegou o dia do evento. Não pense que o trabalho termina por aqui. É preciso atentar para alguns pontos para que tudo corra bem com a execução do evento e ele seja um sucesso absoluto.
Preparação pré-evento
Faça um checklist e realize os preparativos finais antes do início do evento, garantindo que tudo saia conforme o planejado. Esse é o momento de coordenar as equipes, deixar tudo alinhado e fazer os últimos ajustes logísticos.
Coordenação durante o evento
Durante o evento em si, é preciso controlar o cronograma e o fluxo de atividade, garantindo que tudo seja cumprido. Também é necessário atuar na resolução de problemas e imprevistos de forma eficiente e proativa para não causar uma má impressão nos participantes.
Engajamento do público
Adote estratégias para manter o interesse e garantir a interação dos participantes no evento. Uma dica é usar a tecnologia para gerar interatividade e criar uma experiência memorável!
Faça uma avaliação pós-evento e colha feedbacks
As atribuições do gestor de eventos não terminam após o último participante ter ido embora. Ainda há muito trabalho a ser feito após o evento.
Coleta de feedback
Utilize métodos eficientes para obter um feedback detalhado dos participantes, palestrantes e patrocinadores. Lembre-se de fazer uma análise crítica e imparcial das respostas recebidas e utilizar os feedbacks para melhorar. Assim, no próximo evento, a experiência será ainda mais marcante.
Análise de resultados
É hora de mensurar os resultados do evento. Faça uma avaliação das principais métricas relacionadas à organização de eventos, como o ROI e o nível da satisfação do público. É preciso também identificar os pontos fortes e os possíveis pontos de melhoria em eventos futuros.
Gestão de relacionamento pós-evento
Por fim, elabore estratégias para manter o engajamento com os participantes após o evento. Não se esqueça de enviar um agradecimento e fazer um follow-up com convidados, patrocinadores e parceiros.
Tecnologias para encantar o público e oferecer uma ótima experiência no evento
Uma coisa é certa: não dá para planejar, organizar e gerenciar um evento de sucesso sem contar com recursos tecnológicos que facilitem a gestão. Hoje, a tecnologia pode ajudar bastante na gestão de eventos. Vamos ver quais ferramentas não podem faltar?
Plataforma de eventos
Se você vai organizar um evento em que seja necessário comprar os ingressos (ou retirá-los gratuitamente) previamente, uma plataforma de eventos pode ajudar bastante. Nelas, é possível fazer a compra, efetuar o pagamento online e até fazer check-in em um app específico.
Ferramenta de gestão de tarefas
Uma ferramenta de gestão de tarefas pode ser de muita utilidade, já que ajuda o gestor de eventos e sua equipe a se organizarem, acompanhar o progresso de cada tarefa e evitar qualquer atraso ou esquecimento no planejamento e na organização do evento.
Sistema de CRM
No caso de eventos que exigem cadastro, pode ser uma excelente ideia utilizar um sistema de CRM (gestão de relacionamento com o consumidor) para facilitar o relacionamento com os clientes e prospects.
Mini totem de atendimento automático Yuzer
Eventos gastronômicos ou festivais com praça de alimentação podem se beneficiar do mini totem de atendimento da Yuzer. Trata-se de um ponto de vendas automático que agiliza a compra, facilita a gestão e evita a formação de longas filas.
Ele é conectado ao sistema de atendimento do estabelecimento e usa a mesma base de dados dos demais canais de venda, tornando o processo muito mais prático. Perfeito para facilitar a compra de produtos nos eventos!
Maquininha Smart Yuzer
Não dá para pensar em eventos sem pensar em maquininha de cartão. E a Smart Yuzer é a mais avançada do mercado, já que todo o processo é feito em um só dispositivo. O sistema é pré-pago, ideal para eventos lotados para evitar filas.
Com a Smart Yuzer, o pagamento é facilitado, as vendas são otimizadas, sem risco de fraude ou inadimplência. É a solução ideal para qualquer tipo de evento.
Menu virtual Yuzer
O menu virtual Yuzer é a perfeita união do mundo físico com o virtual. O consumo é feito literalmente na palma da mão, o pagamento é otimizado e as vendas são simplificadas, trazendo mais agilidade para o evento.
Conte com a Yuzer para otimizar a gestão de seus eventos!
Ao longo deste post, você pôde conferir como planejar e organizar um evento incrível. Com nossas dicas de gestão de eventos, o sucesso é garantido. E com as soluções da Yuzer tudo fica ainda mais fácil!
Conte com a Yuzer para facilitar a gestão de eventos e trazer mais praticidade e conveniência ao seu público. Visite o nosso site e conheça melhor as nossas soluções.
